I principi contabili non sono uniformi nelle articolazioni centrali e periferiche dello Stato. Questo è motivo di confusione e talvolta ostacola la precisa quantificazione del loro aggregato.

Alla tradizionale contabilità per cassa, si è affiancata la contabilità finanziaria (sarebbe più proprio definirla “autorizzativa”).
La salutare sollecitazione della UE ha avviato il passaggio alla  contabilità finanziaria “potenziata”,  che include elementi di contabilità economico patrimoniale.

Riassumiamo  le caratteristiche principali delle diverse basi contabili.

Contabilità per Cassa: La rilevazione delle Entrate e delle Spese avviene al momento del pagamento, anche quando è frazionato. L’esercizio contabile di riferimento e quello del pagamento.
Ha come principale pregio la semplicità, ma non traccia i ritardi nella riscossione delle Entrate e nei pagamenti delle Spese ed eventualmente dei frazionamenti dei pagamenti

Contabilità finanziaria o “autorizzativa”–  E’ caratteristica dell’amministrazione pubblica italiana.
Il Bilancio di previsione delle Entrate definisce il limite massimo della Spesa annuale.
La rilevazione delle Entrate e delle Spese avviene quando esiste un titolo giuridicamente perfezionato, cioè opponibile in giudizio:  ad esempio il diritto a riscuotere una cartella esattoriale (con termine tecnico questa fase si chiama Accertamento di Entrata) o un ordine di acquisto (Impegno di Spesa).
Per approfondire definizioni e concetti della Contabilità Finanziaria leggi qui.

In questo contesto ogni Impegno di Spesa è bilanciato da un’ Entrata giuridicamente certa, ma sono possibili sfasamenti temporali fra obbligazioni attive e passive: c’è il rischio di coprire spese attuali con entrate future, così accrescendo il debito. Inoltre si generano alti  residui attivi e passivi: Entrate contabilizzate ma non incassate, e Spese prenotate ma non effettuate. Infine non si considerano le Entrate che non arrivano a riscossione (es. fallimento del contribuente) , e non si producono dati patrimoniali, che consentono una percezione dei rischi futuri.

Contabilità finanziaria “potenziata” (rif. D.Lgs. 118/2011 e 126/2014) – Le Entrate e le Spese sono rilevate, quando diventano credito o debito; l’esercizio contabile di riferimento (anno) è quello della scadenza.
Le Spese sono organizzate per “missioni” e “programmi”. Vengono introdotte alcune informazioni patrimoniali.
I residui attivi/passivi coincidono con i crediti/debiti. Viene costituito il Fondo Pluriennale Vincolato in cui confluiscono  obbligazioni attive e passive con scadenza in esercizi futuri. Viene costituito un Fondo Crediti Inesigibili.
Dopo un periodo di sperimentazione,  dal 2016 la contabilità finanziaria “potenziata” è obbligatoria per gli enti territoriali dello Stato (es. regioni, provincie, comuni).
Può essere considerata un passo intermedio nella direzione della contabilità economico patrimoniale.

Contabilità Economico-Patrimoniale – Ogni fatto gestionale viene rilevato per gli aspetti economici (ricavi/costi) e patrimoniali  (attività/passività). Il Ricavo è imputato all’esercizio in cui avviene la consegna del bene o la prestazione del servizio che lo ha determinato; il Costo è imputato all’esercizio del Ricavo a cui ha contribuito.
I Costi hanno un legame funzionale con i Ricavi, superando la semplice coincidenza temporale fra Entrate e Spese della contabilità finanziaria. I Costi devono trovare la loro giustificazione nel contributo che danno alla realizzazione dei Ricavi, favorendo così la ricerca dell’efficienza gestionale (con l’eventuale dettaglio per centro di costo/profitto). La relazione Costi-Ricavi è anche un’utile base per la determinazione delle tariffe dei servizi. Infine lo stato patrimoniale fornisce informazioni sulle risorse disponibili per far fronte alle obbligazioni future.

Il consenso degli esperti vede la contabilità economico-patrimoniale come il sistema da preferire ed è il principio alla base degli IPSAS, i principi contabili internazionali per la contabilità pubblica, e degli EPSAS, loro adattamento al contesto europeo.

Qui sotto un esempio di Entrata ed uno di Spesa trattati secondo le diverse basi contabili.

Esempio Entrata
Esempio Spesa